外国人の社員を雇うための完全マニュアル

厚生労働省の調査によると、外国人労働者の数は12年から急激に増加し、5年間で約60万人増え、2017年10月には過去最大の128万人を超えました。

この数字は日本の雇用者総数のおよそ2%に相当し、外国人を雇う事業所の数も、前年同期比12.6%増の19万4595カ所と過去最高になりました。

今後も、少子高齢化による労働力不足の補填、アメリカビザ取得の難易度向上に伴う国替え、言語の壁が少ないテクノロジー産業への優秀な人材転入等により、国内の外国人労働者の増加スピードは加速度的に上がっていくと考えられています。

今回、ITの分野において優秀なメンバーを海外から集める方法、さらには心地よく外国人のメンバーに働いてもらうための施策についてご紹介します。

目次
1. 外国人求職者との出会い
2. 外国人求職者の採用プロセス
3. ビザを申請しよう
4. 住居の手配をするために
5. 入社後に必要となってくる公的な届け出
6. その他生活必需品について(家具/インターネット/クレジットカード)

1. 外国人求職者との出会い

1.1 エージェントを利用した採用活動

Nelocaでは外国人に特化したITスペシャリスト人材の紹介を行っています。

弊社内でスクリーニング・コードテストを完了させた人材のみをご紹介しております。

ご興味がございましたらこちらよりお問い合わせください。

1.2 掲示板型採用サービスを利用した出会い

外国人を中心に採用を行うには以下のサービスが有名です。

Linked in : https://www.linkedin.com/jobs/
Stack Over Flow : https://stackoverflow.com/jobs
Github job : https://jobs.github.com/
Indeed : https://jp.indeed.com/
Craigslist : https://tokyo.craigslist.jp/d/%E3%82%B8%E3%83%A7%E3%83%96/search/jjj
NIPPON仕事.com : http://nipponshigoto.com.e.wh.hp.transer.com/

1.3 新聞や雑誌の広告面で募集する

「職業安定法」上、企業が公共の媒体を通じて外国人労働者を募集することは認められており、自由に行うことができます。

ただその場合は、国籍による差別を行わないように注意を払う必要があります。

詳しくは、パンフレット「外国人雇用はルールを守って適正に」(労働局発行)をご覧下さい。

2. 外国人求職者の採用プロセス

2.1 面接

応募者が日本にいない場合、SkypeやHungoutといったツールを用いて面接をする必要があります。

日本語が話せない求職者との面談の場合は、英語を用いてコミュニケーションをする必要があります。

距離が離れていれば離れているほど、音声がとぎれとぎれになってしまい、うまくいかない場合がありますが落ち着いて会話をしてください。

質問項目を事前に書き出すのはもちろん、Google Slide等で資料を作成し、それに沿って会社説明や質問等を行うと、一部音声が途切れても求職者にとってわかりやすい進行になるはずです。

2.2 コードテスト・性格診断テスト

Skypeのみの面接だと、実際の雰囲気や能力を知ることに難しさが残ると思います。

一方でVISAの取得や住居のサポートなどを考えると、ミスマッチ時のコストが他の採用ケースに比べ高いことが多いです。

ですから、採用後にミスマッチが無いようにしっかりと事前にチェックする必要があります。

Githubの確認はもちろん、技量がわからなければ必ず課題を出しましょう。

また性格の診断や、Codelityテストなどを通じて、マッチングの裏取りを丁寧に行いましょう。

性格診断 : https://www.16personalities.com/free-personality-test
Codelity : https://www.codility.com/

2.3 リファレンスチェックをしよう

海外では前職の上司にリファレンスを求めることが常識です。

求職者を通じて前職の上司のメールアドレスを取得し、リファレンスを貰いましょう。

*前職がベンチャーであれば、求職者を通じずに直接会社のコンタクトページより代表あてでリファレンスをもらうことも可能です。

2.4 直接会いに行く

みなさんにとってSkypeでのやり取りだけでは不安が募るように求職者にとっても日本で働くことに不安があります。

採用するポジションが重要なポストである場合や、どうしてもその求職者を雇用したい場合は、思い切って会いに行くことも一つの有力な方法です。

2.5 日本での生活をシェアして、相手にも日本の生活を想像させよう

海外の人から見ると、日本での生活は法外に高く思われているケースがしばしばあります。

サンフランシスコやニューヨークと比べると部屋は狭いですが、物価は随分と安いため、何にどれくらいのお金がかかるか、事前に説明してみましょう。

求職者の自国の通貨とのレートを記載するとさらにわかりやすいです。

3. ビザを申請しよう

3.1 ビザ発行までのスケジュールを確認しよう

自国で外国人を雇用するためには、就労ビザを発行する必要があります。

初めて就労ビザを発行する場合、制度を理解したり、書類を集めたりするのに1ヶ月、提出から許可証を受け取るまでに1ヶ月 – 2ヶ月、許可証を求職者が日本大使館に持っていき手続きを完了するのに数日必要です。

日本で前職がある場合、前社の職種を確認しそれが自社の必要としている就労ビザとマッチしているかを確認する必要があります。

マッチしていない場合はビザの変更作業が必要となります。

雇用スケジュールを詰めすぎなかったり、最初の1ヶ月はリモートワークをお願いするなど、余裕と柔軟性を持って求職者と対話をするようにしてください。

3.2 求職者の大学と学部もしくは社会人経験を確認

就労ビザを取得するには大学・短期大学以上の卒業認定、もしくは10年以上の就業経験が必須と言われています。

また文系の学部を卒業してエンジニアになるなど、学部とオファーする職業がミスマッチしていた場合は、ビザが発給されない場合があるようです。

必ず、オファーレターを送る前に確認しましょう。

3.3 ビザ申請のための書類を準備しよう

申請書類はそれぞれ取得するビザのカテゴリによって変わります。

こちらを参考に必要書類を確認してください。

http://www.moj.go.jp/ONLINE/IMMIGRATION/ZAIRYU_NINTEI/zairyu_nintei10.html

例えば、スタートアップ企業が技術者を採用する場合はこちらを参考に提出書類を揃える必要があります。

  • 在留資格認定証明書交付申請書 1通
  • 写真(縦4cm×横3cm)1葉
  • 返信用封筒(定型封筒に宛先を明記の上,392円分の切手(簡易書留用)を貼付したもの)1通
  • 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)1通
  • 専門学校を卒業し,専門士又は高度専門士の称号を付与された者については,専門士又は高度専門士の称号を付与されたことを証明する文書 1通
  • 労働契約書 1通
  • 専門学校・短大・大学の卒業証明書 1通
  • 登記事項証明書 1
  • 会社の概要資料 (勤務先等の沿革,役員,組織,事業内容(主要取引先と取引実績を含む。)等が詳細に記載された案内書) 1通
  • 直近の年度の決算文書の写し 1通

顔写真や、大学の卒業証明書は本人にDHLで会社まで送付してもらいましょう。

DHL : http://www.dhl.co.jp/ja/express/shipping.html

在留資格認定証明書交付申請書の書き方のサンプルはこちら
<あとでサンプルを作成>

3.4 ビザを申請しよう

ビザの申請には本人が日本にいない場合、社内の人間が代理人として行うことが出来ます。

ただし、社内の人間であることを証明するために、在職証明書または名刺と身分証明書を入国管理国事務員に提示する必要があります。

昨今の来日外国人の増加に伴い、入国管理国はとても混んでいますので余裕を持って提出を行ってください。また提出の際にもらう控えは無くさないように保管してください。

列に並ぶのが馬鹿らしい場合、司法書士に提出代行をお願いすることも可能です。

3.5 ビザ発行の時間と遅い場合の対処法

ビザは入国管理国に提出してから早くて2週間、遅いと2ヶ月かかる場合があります。

進捗を確認したい時はビザ提出時にもらった控えの番号を用いて、入国管理局に電話で確認することが可能です。

3.6 COE受取から入国までの流れ

上陸許可証明書COE(CERTIFICATE OF ELIGIBILITY)が会社に届きます。

会社から届いたCOEを国際便で本人あてに郵送してください。

COEとパスポートを持参し近くの日本大使館に提出します。国によって提出書類が異なるので、VISA申請者は必ず提出書類などを日本大使館に事前確認しましょう。

国によって所要時間は異なりますが、数時間から数日程度で日本のVISAシールが貼付されたパスポートが返却され入国が可能になります。

4. 住居の手配をするために

4.1 来日前の準備

ビザの発給を待っている間、求職者とも定期的にコミュニケーションをとるために、日本に来た際の準備をしましょう。

日本の賃貸は、良い場所物件だと一週間も経たずに取られてしまいます。

ですからこの時点で住居を決めても来日後内見までには取られてしまうことが多いです。

決めるのはエリアのみにして、交通の便やランドマークについて説明するといいでしょう。

4.2 Airbnbで仮の住居を確保しよう

ビザ発給後は日本で滞在するための一時的な宿として、ホテルもしくはAirbnbを2-3週間抑えましょう。

その最初の2-3週間で実際の宿を決めていきましょう。

4.3 外国人向けの物件を探そう

会社で契約する場合は気にする必要はありませんが、書類の変更などの手間を将来的に省きたい場合は、本人契約前提で住居を探しましょう。

日本には日本語が話せない外国人OKの物件とそうでない物件の二つがあるため、エージェントに条件とその旨を伝え、リストを貰った上でその中に気に入った物件があれば内見に行くようにしましょう。

4.4 SIMカードを取得しよう

通常、アパートの審査が通った段階で住所の使用が可能になります。

まずは、住居登録を行うため、区役所にて転入届を提出し、在留カードに住所を印字してもらいましょう。

その後、その住所をもってSIMカードを購入を行います。SIMカードはマイネオのリアル店舗にて即日発行する方法がオススメです。

4.5 銀行口座を開設しよう

口座開設には一部の銀行を除き、判子が必要です。

判子にはカタカナと英字が使用出来ます。判子と電話番号を確保したら、銀行口座を作りましょう。

一部のネットバンクでは、口座作成にガス等の公共機関の領収が確認できるスクリーンショットを求められますが、この時点で提示することはできませんので注意してください。

キャッシュカードの発行には1週間ほどかかる場合がありますが、銀行口座自体は基本即日発行です。

マンション契約金入金までには間に合うように手配をすることが出来ます。

また同時にデビットカードが作れるようであればこの時点で発行をしておくのが良いでしょう。

支払いのキャッシュに問題がある場合は、住居の支払い口座として、会社の口座で登録し、後日、登録口座変更と初回の支払いに対して、給与からの天引きという形で対応するという方法も可能です。

5. 入社後に必要となってくる公的な届け出

5.1 住民登録をする

居住地が決定したら住所を管轄する区役所や市役所などで住民登録をする必要があります。

住民登録は本人しかできませんが、一人で届出をすることが難しい場合もあるので、その場合は付添人がいると良いでしょう。

住民登録が完了すると、入国時に受け取った在留カードに自動的に住所地が裏書され、在留カードを携帯すれば日常でパスポートの携帯義務がなくなります。

6. その他生活必需品について(家具/インターネット/クレジットカード)

電気製品は、電気屋などでフルセットで購入した方が安く上がり、また買う側も非常に楽です。

新生活応援フェア: https://www.biccamera.com/bc/c/topics/newlife/index.jsp

家具などは当然その人の好みによるのですが、私の経験からニトリ・無印が、自宅まで配達が可能であり評判が良いようです。

ただし、日本のメーカーのベットは180cmを超える外国人向けに作られていないので、ベッドのみイケアにするなど細かな調整は必要かもしれません。

またレンタル家電や、Craigslistやメルカリ等で安く調達することも可能です。

レンタル家電 : https://www.kasite.com/

インターネットは価格.com での契約がスムーズです。

クレジットカードは楽天カードもしくはAmerican Expressが外国人にとって最も手続きが楽で審査が通りやすいです。

価格.com : https://kakaku.com/bb/
楽天カード : https://www.rakuten-card.co.jp/
American Express : https://www.americanexpress.com/japan/